Rutine for bestilling av helsekontroller

1. Opprettelse av bestillinger

Det skal opprettes inntil fire bestillinger i forbindelse med HK-prosessen, samt en volumbestilling. Disse er:

1.1. For- og etterarbeid til HK (obligatorisk)

• Bestillinger som inngår i denne kategorien:
  • Administrativt arbeid
  • Faglig forarbeid (Fortrinnsvis digitalt formøte)
  • Rapportskriving

1.2. Helsekontroller (obligatorisk)

• Bestillinger som inngår i denne kategorien:
  • Gjennomføring av helsekontroller

1.3. Tilbakemeldingsmøte / presentasjon av rapport (valgfri)

• Bestillinger som inngår i denne kategorien:
  • Fremleggelse av rapport til kunde

Presisering:

• Dersom lege/sykepleier skal delta i gjennomgangen av rapporten, må bestilling nr. 3 legges inn. Hvis ikke, er denne ikke nødvendig.
• Som standard utføres presentasjon av rapport av PFA

1.4. AMP (Arbeidsmedisinsk Poliklinikk) (obligatorisk)

• Denne bestillingen skal tildeles KAM/PFA.
• Bestillinger som inngår i denne kategorien:
  • Individuelle bookinger (AMP) før eller etter HK.

1.5. Volumbestilling til HK (obligatorisk)
Merkes: OBS! Kun til bruk for HK ut over inkludert antall, les "rutine for bestilling av helsekontroller - Assist kunder»

Som standard skal det opprettes en volumbestilling i tillegg til de øvrige bestillingene. Denne skal kun benyttes dersom det skal settes opp HK ut over de inkluderte helsekontrollene (lisenser).

Bestilling 1.5 tildeles til PFA og med status LØPENDE

 

Regler for ombooking:

• Når en ansatt ringer for å avbestille timen sin, skal kundesenteret alltid sette opp en ny time, uavhengig av om avbestillingen skjer før eller etter fristen. Dette sikrer at vi unngår økonomiske tap.
• Avbestilte timer etter frist og "ikke møtt"-timer skal bookes til ny time på en måte som ikke overskrider antall inkluderte lisenser i avtalen, dette benyttes volumbestilling til.
• Kundesenteret skal ta hensyn til avtalen og sørge for at ny time opprettes innenfor eksisterende rammer.
• Dette forhindrer unødvendig administrasjon og sikrer effektiv utnyttelse av avtalen.

Spesialtilfeller: Kunder med flere lokasjoner

• Ved kunder med flere lokasjoner, skal det opprettes én bestilling per lokasjon.
• I bestillingen skal det spesifiseres hvem som har ansvar for rapportskriving for hver lokasjon.

Sjekkliste for korrekt opprettelse av bestillinger

• Sørg for at all relevant informasjon er lagt inn i hver enkelt bestilling.
• Spesifiser hvilken type arbeid som inngår i bestillingen (administrativt arbeid, faglig forarbeid osv.).
• Angi klart om lege/sykepleier skal involveres i tilbakemeldingsmøtet.
• Ved flere lokasjoner: Definer ansvarlig person i bestillingen.
• Opprett alltid en volumbestilling i tillegg til de andre bestillingene.

Ansvarsfordeling

• KAM/PFA: Ansvarlig for AMP-bestillinger og oppfølging av rapporter.
• HK-team: Ansvarlig for gjennomføring av helsekontroller og tilhørende for- og etterarbeid.

Viktige notater

• Husk å avklare behovet for bestilling nr. 3 i samarbeid med kunden før opprettelse.
• Følg opp alle bestillinger for å sikre at leveransen skjer i henhold til avtalen.
• Sørg for at volumbestillingen alltid opprettes. 
  
  

Henvisning til avbestillingsrutine

For informasjon om hvordan avbestillinger skal håndteres, henvises det til Rutine for avbestilling av helsekontroll (HK) for Assist-kunder.
Denne rutinen gir retningslinjer for korrekt prosedyre ved avbestillinger.

 

Bestilling 1.1. OBLIGATORISK

 

Bestilling 1.2. OBLIGATORISK

 

Bestilling 1.3. VALGFRI

Bestilling 1.4. AMP OBLIGATORISK

Bestilling 1.5. Volumbestilling til HK - OBLIGATORISK