SE - Onboarding av nya Assist-kunder

När en kund signerar ett kontrakt från Dealbuilder sänds det automatiskt ett mail till HubSpot som genererar en ticket i pipelinen ”Solutions Ordre/Faktura”. Alla svenska tickets börjar med SE.

Onboardingprocess:

Alla signerade kontrakt från Dealbuilder kommer automatiskt in pipline ”Order/faktura” under stage ”Ny”

Dagen efter uppstartsdag ”delivery start date” kl. 08:00 kommer ticketen automatiskt att hoppa över in i stage ”Onboarding – Pågår” och det är först då ett automatiskt välkomstmail med onboarding kalender samt inloggningsuppgifter skickas ut till kund. 

 1. Tagga Emelie Larsson i en note med notering ”Ny kund” 

 2. Kontrollera att huvudbrukare, huvudbrukarens mailadress och antal licenser överensstämmer i Digital med informationen i avtalet. 

 3. Därefter ändrar du ”Ticket owner” till "No owner" och Kundavtal kommer i sin tur lägga in kundens avtal i J4 samt informerar kundfaktura om att börja fakturera kund.



Pre-onboarding:

Logga in på kundens konto via supporten:
1. Ändra företagsinformation
2. Under ”Kontoinställningar” – ”Företagsloggotyp” Lägg till företagslogga och
ändra placering till höger och spara
3. Under ”Filer” – Laddar du upp Informationsbladet, guiden till Eyr, Entirebody,
Pashn samt kundens avtal
4. Under ”Kontaktlista” – Lägg till kontaktuppgifterna till närmsta HC & Kundtjänst 


 Ring huvudbrukare - om kunden svarar: 
 1. Önska kunden varmt välkommen till Avonova Assist 
 2. Informera om vägen framåt för att komma i gång (säkerställ att välkomstmail med
onboarding kalender har nått fram till kund)
 3. Boka uppstartsmöte för kund genom onboarding kalendern
 4. Notera samtalet i HubSpot 
 5. Avsluta ticket genom att ändra ”Ticket stage” till ”Avslutad”

 
 Om kunden inte svarar:
 1. Notera samtalet i Hubspot - ”Inget svar – försök till kontakt för onboarding” 
 2. Hubspot har en automatisk workflow och om kund inte bokar ett uppstartsmöte inom 3 dagar får du en call task.
3. Svarar kund varken på samtal eller mail så kommer en ny call task dag 7 och flödet fortsätter tills kund har kommit igång med oss.


 Ticket stage – ”Onboarding – Pågår
Under stage ”Onboarding – pågår” skickas två automatiska mailutskick till kund med uppmaning om att boka ett uppstartsmöte.

 Ticket stage – ”Må Följas Upp”
Nu har 30 dagar gått och kund har fortfarande inte bokat uppstartsmmöte. Under stage ”Må följas upp” skickas två automatiska mailutskick till kund med uppmaning om att boka ett uppstartsmöte och det automatiska flödet med call tasks fortsätter.

Ticket stage – ”Manuell Uppföljning” 
Det finns möjlighet att lägga kunder under stage ”Manuell uppföljning” om du har fått kontakt med kund men kund önskar en senare onbording på grund av sjukdom, semester eller dylikt.

Ticket stage – ”Inaktiva Kunder” 
Nu har 60 dagar gått och kund har fortfarande inte bokat uppstartsmöte. Nu krävs manuell handpåläggning att försöka nå kunden och uppmana till att komma igång tillsammans med oss.

Ticket stage – ”Avslutad”
När kunden bokat ett möte med Onboarding teamet skickas ett mail till teamet om att uppstartsmöte är inbokad ticketen hoppar automatiskt över till stage ”Avslutad”
När ticket har status ”Avslutad” stoppas också workflowet, dvs inga automatiska utskick görs från systemet. 

Uppstartsmöte genomförd - När du har genomfört uppstartsmötet behöver du gå in på Hubspot och göra efterarbetet med segmentering:

1. Under ”Companies” > ”CSC” > ”Customer type"
segmenterar du kund som en A, B, C eller D-kund
2. Under mötesloggan ändrar du status på mötet till ”Completed”
3. Ändra Company owner till ansvarig SAM-rådgivare och spara

Uppstartsmöte av/ombokas:
1. Under ”Companies” > ”CSC” > ”Restart onboarding” trycker du på ”Yes” och sparar.
Detta gör att det automatiska workflowet startar om på nytt.
2. Under mötesloggan ändrar du status på mötet till ”No show” eller ”Rescheduled” beroende
på utfall och därefter kontaktar du kund så snart du kan för att boka ett nytt möte.