SE - Fakturafrågor

1. Hitta underlag

Dynamics

• Klicka på Kundfakturering (Bild 1)
• Sök kund och klicka på det rätta företagsnamnet du får upp (Bild 2)
• Öppna fakturajournal (Bild 3)
• Markera den rad med det faktura nummer du vill titta närmare på (Bild 4)
• Klicka på Visa och förhandsgranskning av kopia för att få upp fakturaunderlaget (Bild 5)

Förklaring av faktura:

Detta är en abonnemangsfaktura och för att ta reda på om den stämmer behöver du även ta upp kundens avtal. Kunden nedan har 30 licenser med ett licenspris på 429kr. De faktureras kvartalsvis.

30x429= 12.870 (Totala licenspriset)

12.870x3= 38.610 (Totala Kvartalskostnad)

38.610x1,25= 48.263 (Med moms, raden syns ej på bild nedan)

Inexchange

• Sök på fakturanummer. (Bild 1)
• För att få upp fakturaunderlaget, klicka på fakturanumret i sökresultatet.

J4

För att ta reda på mer i detalj vad en faktura avser kan du behöva gå in i J4.

• Sök på företag, genom att lägga en * framför och/eller efter behöver man inte skriva ut hela företagsnamnet för att få en träff (Bild 1).
• Klicka på det lilla huset till vänster om företagsnamnet i listan (Bild 2).
• Markera ”Visa systemskapande poster (Bild 3)”
• Klicka på pdf-symbolen under journalposterna i listan för att få upp önskat fakturaunderlag (Bild 4).
• Väl inne på fakturan under tjänst kan du se mer i detalj vad kostnaderna avser (Bild 5).

För att ta reda på vid vilken mottagning tjänsten är utförd eller vilken läkare/sköterska/psykolog som utfört den kan du gå in under rubriken "Rapporter" och välja "Ekonomirapport". Väl inne välj mallen "Assist Emelie (Global)". Markera rätt företag i rullistan och tryck "Sök" så får du upp en lista på alla genomförda besök samt de som eventuellt ligger bokade framåt.

Genom informationen i rapporten om vem som utfört tjänsten, vem det berör, datum och vilket hälsocenter kan du sedan gå in i J4 under "tidbok" vecka och söka upp det aktuella behandlingstillfället. Genom att klicka in på bokningen kan man ibland få ytterligare information om vad besöket gällde.

Ibland kontaktar kunder oss för att ta reda på vilken medarbetare det är som har genomfört ett besök. På grund av GDPR kan vi inte skriva ut namnet på fakturorna och arbetsgivaren behöver ibland veta för att kunna bokföra kostnader korrekt. Vi får inte lov att meddela via mail vem ett besök avser, den informationen får endast lämnas via telefon. 

 

2. Kolla om en faktura är betald

Gå till ”Moduler” i vänster menyfält, klicka på ”kundreskontra”, ”förfrågningar och rapporter”, ”fakturor” och ”Fakturajornal”. Vill du spara den som favorit så den hamnar direkt i menyfältet till vänster markerar du den lilla stjärnan som visar sig till höger om rubriken när du håller muspekaren över.

Sök upp rätt fakturanummer i sökrutan, klicka sedan på fakturanumret och tryck på transaktioner.

Om fakturan är betald ska saldot vara 0, exemplet nedan är alltså en obetald faktura.

Vill du se vilket datum en faktura är betald trycker du på ”Visa kvitteringar” och sedan under ”Kvitteringsdatum”

3. Göra ändringar

Felaktig faktura eller uppgifter

Om vi upptäcker att en kund har blivit feldebiterade eller behöver ändra något i sina fakturauppgifter ber vi Kundfaktura om hjälp med att korrigera detta via kundfaktura@avonova.se. Är det en faktura som gäller en tjänst utförd av ett hälsocenter som som exempelvis ska ingå i abonnemanget men har fakturerats kunden på volym, behöver hälsocentret boka om kostnaden och kundfaktura kreditera fakturan. Även admin-koordinator kan vara behjälplig med dessa ärenden. Lägg en ticket till FHV-teamet och sätt Susanna Edström som ticket owner. 

 

Abonnemang/Volym

Vid kredit så är det viktigt att HC lägger Volymtjänsten på abonnemang och nollar kostnaden så att varken vi eller kunden blir belastade för detta.