Når er en bedrift pålagt å ha et verneombud?

Hovedregelen er at alle virksomheter skal ha verneombud – også de med færre enn fem arbeidstakere. Det finnes imidlertid et unntak som sier at en annen ordning kan avtales i virksomheter med færre enn fem arbeidstakere. Dette er ikke noe som automatisk skjer, men som krever at det foreligger en skriftlig avtale mellom arbeidsgiveren og arbeidstakerne. Denne avtalen må si at partene har blitt enige om at de ikke skal ha verneombud, og hvordan de har tenkt å ivareta vernearbeidet uten et verneombud. Det å ikke ha et verneombud skal altså ikke gjøre vernearbeidet dårligere. Konklusjonen på dette er at en virksomhet med færre enn fem arbeidstakere enten må ha verneombud eller denne skriftlige avtalen. 

Men dette er jo bare aktuelt dersom de faktisk er færre enn fem arbeidstakere. Om de har fem arbeidstakere eller mer, er det en plikt å ha verneombud. 

 
Til beregningen av antallet arbeidstakere, skal medregnes: 

• Fast ansatte
• Midlertidig ansatte
• Deltids- eller timeansatte
• Innleide

Hvor mange eller få timer de eventuelt jobber er ikke av betydning, og også en deltidsansatt regnes som en «hel person». Altså, 2 personer som hver jobber 50 % teller som to personer, ikke som én. 

 
Leier man inn en underentreprenør eller renholdstjenester, er det ikke naturlig å regne dem som en del av arbeidsstokken for beregning av verneombud. Men om man har innleide som inngår som en naturlig del av arbeidsstokken, som det ofte er ved bruk av bemanningsbyrå, vil det ofte være naturlig å regne dem med – selv om regelverket ikke er helt tydelig på dette området. Her er altså praksisen avgjørende – fungerer de som en naturlig del av virksomhetens arbeidsstokk eller ikke? 
 
Er samlet antall fast ansatte + midlertidig ansatte + ansatte som jobber deltid eller timelønnet + evt. innleide arbeidstakere som inngår som en naturlig del av arbeidsstokken fem eller flere, må virksomheten ha minst ett verneombud. 

Dersom de i kortere perioder har flere enn fem ansatte skal de etter loven ha verneombud. Fordi det er umulig å etablere en god verneombudsordning som «kommer og går» med antallet arbeidstakere, vil en virksomhet som jevnlig overstiger tallet fem måtte ha et verneombud hele tiden. Selv om midlertidig ansatte i teorien også kan velges til verneombud, vil det i en slik virksomhet være naturlig å legge føringer for at det er de fast ansatte som kan velges til verneombud, slik at man sikrer en verneombudsordning året rundt. Om det er arbeidstakere som jobber heltid eller deltid, har imidlertid ikke så mye å si. 
 
Dersom en virksomhet som bare unntaksvis har fem arbeidstakere eller mer, altså at dette ikke er noe som skjer med jevne mellomrom, og da kun for en helt kort periode, kan man nok skjønnsmessig vurdere at det ikke er riktig å etablere en verneombudsfunksjon kun for dette. Men se da igjen punkt om hovedregelen om å ha verneombud også i de små virksomhetene.