Rutine ved avslutning av PFA-rolle og overføring av kunder

Steg-for-steg-rutine

1. Overføringsmøter

Dersom det er mulig, gjennomfør overføringsmøter med kundene dine sammen med ny PFA. Møtet skal gi innsikt i kundeforholdet og sikre at ny PFA har nødvendig informasjon for videre oppfølging.

2. Rydding i bestillinger og salgsstøtte

Gå gjennom alle aktive bestillinger i både salgsstøtte og kundekort. Avslutt det som ikke lenger er aktuelt. Målet er å etterlate en ryddig og oppdatert portefølje.

3. Kontroll av kontaktpersoner i HubSpot

Sikre at kontaktpersoner hos kundene er korrekt registrert og har gyldige e-postadresser.
👉 Dersom det finnes duplikate kontaktkort (IKKE KUNDEKORT), skal disse merges før overføring.

4. Se over aktive sequences

Gå gjennom alle kunder som står på deg i HubSpot sequences.
👉 Alle sequences må avsluttes før siste arbeidsdag.

5. Se over tasks og rydd opp

1. Gå til "Tasks"-fanen i HubSpot

   • Filtrer på oppgaver der du er eier.

   • Bruk eventuelt filteret “Mine oppgaver” eller søk på navn i “Task owner”.

2. Sorter på kunde og vurder oppgavene

   • Gå gjennom oppgaver knyttet til hver kunde.

   • Vurder hvem som skal overta ansvaret for videre oppfølging.

3. Overfør ansvar manuelt

   • Endre "Task owner" på hver oppgave til korrekt ny Company Owner.

4. Unntak – kunder uten ny PFA

   • Dersom det ikke finnes en ny PFA som skal ta over kunden (for eksempel ved midlertidig ledige porteføljer), la oppgavene stå.

   • Disse vil ikke slettes, og kan følges opp senere når ny kontaktperson er på plass.

6. Oppdatering av eierskap i HubSpot og Metodika

• Ny PFA er klar:

  • Ny PFA setter seg selv som company owner i HubSpot og som KAM i Metodika.

• Ny PFA er ikke klar:

  • Ikke endre company owner i HubSpot – dette håndteres sentralt.

  • Sett Amir Holt som KAM i Metodika midlertidig.

6. Overføring av dokumenter fra Mitt Avonova

Sørg for at relevante dokumenter (årsrapporter, handlingsplaner, risikovurderinger) som kun finnes i Mitt Avonova, lastes opp i kundens mappe i Metodika.

7. Overføring av bestillinger

• Ny PFA er klar: Ny PFA tar eierskap til alle aktive bestillinger.

• Ny PFA er ikke klar: Overfør bestillinger til Amir.

8. Informasjon til kunde

Avklar med teamleder om kunden skal informeres om PFA-bytte. Dette vurderes individuelt.

✅ Sjekkliste ved avslutning av PFA-rolle