Intern rutine for AMU til kunder 

Denne rutinen skal sikre at alle kunder mellom som har behov for etablering av AMU blir ivaretatt på lik måte hos Avonova. 

Rutinen er lik om du jobber som ASSIST PFA eller BHT PFA. Forskjellen vil være i identifisering av kunde og hvorvidt bistand til AMU er inkludert i avtalen.

Identifisering av kunde

PFA/KAM identifiserer kunder som har behov for AMU. 

Opprettelse av bestillinger i Metodika

1. PFA/KAM oppretter AMU-bestilling i Metodika, benytt bestillingsmal og fyll ut relevant informasjon (Assist: inkl. over 30 lisenser, også samarbeid med fagrådgiver-HMS)
   
   
2. Fagrådgiver-HMS tar kontakt med PFA ved tildeling av bestillingen for å avtale veien videre. 
3. Fagrådgiver-HMS setter seg selv som KUNDETEAM på kundekortet i Metodika - dette for å sikre at kunden dukker opp i Fagrådgiver-HMS sin "Mine Kontakter" 

Igangsetting av AMU:

1. Etter samarbeidsmøte med PFA og Fagrådgiver-HMS, sender PFA e-post med snippet: #PFA Igangsetting av AMU for KUNDENAVN til den aktuelle kunden, med HMS Rådgiver på kopi. 
2. Med dette bekrefter vi oppstart av samarbeidet mellom PFA, Kunde og Fagrådgiver-HMS rundt AMU. 

Samarbeidsmøter:

1. Det er viktig at PFA og Fagrådgiver-HMS prioriterer og setter av tid til statusmøter sammen med kunde ved behov. 
2. Så fremt det lar seg gjøre skal PFA innhente dato for AMU og definere i bestillingen. Dersom dette ikke er mulig, innhentes datoer av fagrådgiver HMS i dialog med kunde og flytter eventuelle bookinger til riktig tidspunkt. 

Journalføring og Oppdatering:

1. Sikre god journalføring i Metodika for viktig informasjon.
2. Fagrådgiver-HMS og PFA holder kundekortet oppdatert i både Metodika og Hubspot, der daglig dialog med kunden loggføres fortløpende.
3. AMU Referat, AMU Årsrapport og notater etter AMU møte skal journalføres fortløpende av Fagrådgiver-HMS. 
4. Benytt #AMU HMS FORA for alt som angår AMU til kunden i Metodika ved notater.

Generelle Retningslinjer:

1. Viktig at man i hele prosessen er tydelig ovenfor kunden hvem som har hvilket ansvar, slik at rollene ikke forveksles. 
2. All leveranse av AMU deltagelse skal fortrinnsvis leveres digitalt.
3. For øvrig forholder man seg til INTERN RUTINE - Rutine ved deltakelse i arbeidsmiljøutvalg (AMU), dokument 762 i Landax.
4. Kontraktstype bestemmer hvorvidt noe skal intern faktureres eller faktureres på volum/abonnement.
   
   

Viktig presisering:

Noen BHT kontrakter er utformet som «all inclusive» - da må det på abonnement til det er brukt opp – for deretter å gå over på volum.
På BHT kontrakter som ikke har denne utformingen – så er det volum fra første møte.