Hvilke regler gjelder ved bruk av hjemmekontorløsninger?

Her står Hjemmekontorforskriften sentralt. 

Forskriften gjelder kun for arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Dette betyr at forskriften ikke gjelder når arbeidstaker jobber utenfor hjemmet, for eksempel fra hytta. Videre gjelder forskriften ikke for arbeid i arbeidstakers hjem der arbeidet er «kortvarig» eller «tilfeldig». For arbeid som ikke omfattes av forskriften, vil arbeidsmiljøloven gjelde etter sitt virkeområde. Dette betyr at arbeidsgiver plikter å følge hjemmekontorforskrift for alt arbeid som avtales utført i arbeidstakerens hjem på regelmessig plan eller over lengre tid. 

Kortvarig i denne sammenheng er hjemmearbeid som varer under en måned i forbindelse med tilrettelegging, for eksempel at arbeidstaker jobber hjemmefra i en kortere periode som tilrettelegging ved sykdom. Varer arbeidet hjemmefra i full tid over en måned, vil forskriften komme til anvendelse. Om hjemmearbeidet er «kortvarig», må gis en konkret vurdering av om ordningen med hjemmearbeid er av en viss varighet, fasthet og omfang eller ikke. 

Forskriften vil heller ikke gjelde der hjemmearbeidet er «tilfeldig». Forarbeidene til forskriften uttrykker at hjemmearbeidet er tilfeldig når en arbeidstaker leilighetsvis tar med seg arbeid hjem, og det ikke er en fast ordning. Forskriften gjelder ikke når myndighetene pålegger bruk av hjemmekontor slik som for eksempel under pandemien. Arbeids- og sosialdepartementet har uttalt at det ikke kan utelukkes at forskriften gjelder i slike situasjoner. Dette er altså debattert og det er ingen tydelig avklaring. 

 Det må inngår en skriftlig avtale om hjemmearebidet som skal inneholde følgende: 

• Omfanget av hjemmearbeidet 
• Arbeidstid 
• Når arbeidstaker skal være tilgjengelig 
• Forventet varighet på avtalen dersom den er midlertidig 
• Eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen, frister for slik oppsigelse med mer 

• Eventuelle bestemmelser om prøvetid for avtalen 
• Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr 
• Bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter 

Krav om skriftlig avtale gjelder også ved myndighetspålagt hjemmekontor. 

Når det gjelder utstyr m.m. så må dette avtales mellom partene. Etter forskriften skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger. Dersom arbeidstakere blir syke, får belastningskader av å sitte å arbeide på en liten laptop ved kjøkkenbenken så blir dette arbeidsgiver ansvar – fordi arbeidsgiver plikter å ivareta arbeidsmiljøet – selv om det er hjemme hos den arbeidstakere. Det er derfor hensiktsmessig i mange tilfeller at bedriften legger til rette med utstyr for hjemmekontor, men det er altså ikke et absolutt krav. 

Arbeidsgiver og arbeidstaker må bli enige om hvem som skal bekoste eventuelt ekstrautstyr, eller om det er slik at arbeidstaker klarer seg fint ved kjøkkenbordet og med laptopen den dagen det jobbes hjemmefra. 

Det er arbeidsgiver som har det endelige ordet  om arbeidstaker skal innvilges ekstrautstyr til hjemmekontoret eller ei.

Merk at verken hjemmekontorforskriften eller arbeidsmiljøloven gir arbeidstakerne en adgang til å kreve hjemmekontor. Men arbeidsgivere som i dag tviholder på oppmøte på kontor vil fort miste rennommé og sin attraktivitet bland dyktige arbeidstakere. Det har etablert seg en norm i det norske arbeidslivet at det forventes at arbeidsgivere opererer med mulighet for hjemmekontor der dette er mulig. Arbeidsgivere vil kunne oppleve å bli vurdert som gammeldagse dersom de ikke følger den generelle utviklingen. 

Det er det arbeidsgivere opplever som krevende med den nye normalen hvor man har halve arbeidsmiljøet på hjemmekontor. En vanlig løsning er at flere arbeidsplasser tilbyr 2 dager med hjemmekontor og at arbeidstakerne skal være på kontoret de tre andre dagene. Arbeidsgiver har her styringsrett til å velge hvilke dager arbeidstakerne skal møte opp, slik at de er på kontret de samme dagene med tanke på å opprettholde og utvikle det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er med andre ord viktig hvordan arbeidsgiverne nå organiserer arbeidet slik at det gir de beste forutsetninger for det psykososiale arbeidsmiljøet/samspillet på arbeidsplassen,, men også faktorer som informasjonsflyt og rettferdig behandling. Eksempelvis vil de arbeidstakerne som kanskje er mer på kontoret få tilgang til mer uformell informasjon osv. så det er viktig å vurdere forhold som dette i den nye normalen.