Rutine for overtakelse av kunde

Steg-for-steg-rutine

1. Overføringsmøte

Start med et overføringsmøte med tidligere PFA/KAM dersom mulig. Dette gir innsikt i kundeforholdet, status på leveranser og pågående prosesser. Noter ned viktig informasjon.

2. Oppdatering i Metodika (umiddelbart)

Logg inn og oppdater informasjon ved behov. Sett deg som PFA/KAM. Gå gjennom nøkkelinformasjon og sørg for at det er oppdatert.

3. Kontroll i HubSpot (umiddelbart)

Sett deg som "Company Owner" for kunden. Kvalitetssikre kundebildet i både HubSpot og Metodika før første møte med kunden.

4. Overføring av bestillinger og møter (umiddelbart)

Legg aktive bestillinger over til din bruker. Tips: Bruk salgsstøtte-fanen for enkel oversikt.

5. Kundeinformasjon (umiddelbart)

Avklar med tidligere PFA/KAM om kunden er informert. Hvis ikke, bruk snippet «Ny rådgiver» i HubSpot for å sende melding.

6. Møtebooking (umiddelbart)

Før du booker møte:

Sjekk hvilket stadie kunden befinner seg i HubSpot-processen.
Vurder om tidspunktet og innholdet i møtet er riktig.
Unngå å booke møter uten formål eller sammenheng med pågående tiltak.

Book og gjennomfør status- eller samarbeidsmøte med kunden så snart det er relevant. Inkluder tidligere PFA/KAM om mulig. Les gjennom bedriftsjournal og annen historikk først.

7. Gjennomgang av samarbeidsplan (første møte)

Les samarbeidsplanen. Lag oversikt over punkter som ikke er påbegynt. Bruk oversikten aktivt. Sjekk at tiltak i Mitt Avonova er markert som utført.

8. Årsrapport og historikk (første møte)

Les fjorårets årsrapport for å avdekke forbedringsområder. Sjekk at den er markert som fullført i HubSpot. Gå også gjennom siste notater, bestillinger og møter i HubSpot.

9. Manglende dokumentasjon (første møte)

Hent inn og last opp eventuelle manglende dokumenter fra Mitt Avonova til Metodika, som årsrapport, handlingsplan eller risikovurdering.

✅ Sjekkliste ved overtakelse av kunde som ny KAM

1. Overlevering og forberedelser

☐ Gjennomfør overføringsmøte
☐ Les og oppdater kundebildet i Metodika
☐ Sett deg som PFA/KAM i Metodika

2. Oppdatering i HubSpot

☐ Kontroller registrerte kontaktpersoner
☐ Sett deg som Company Owner
☐ Kvalitetssjekk kundebildet i første møte

3. Dokumentgjennomgang og kvalitetssikring

☐ Les nøkkelinformasjon og oppdater
☐ Les samarbeidsplanen
☐ Lag oversikt over tiltak som ikke er påbegynt
☐ Kontroller at tiltak er huket av i HubSpot
☐ Les fjorårets årsrapport
☐ Kontroller at årsrapporten er fullført i HubSpot
☐ Gå gjennom notater, bestillinger og møter
☐ Last opp manglende dokumenter fra Mitt Avonova til Metodika

4. Overføring og booking

☐ Overfør relevante bestillinger til deg selv
☐ Sjekk om AMU-møter er planlagt

5. Kundeinformasjon og møte

☐ Sjekk om kunden er informert om PFA-bytte
☐ Bruk HubSpot-snippet «Ny rådgiver» hvis ikke
☐ Book og gjennomfør møte – sammen med tidligere PFA hvis mulig
☐ Sjekk hvilket stadie kunden er i prosessen før møtebookingen

Rutine for overtakelse av kunde – PFA (Assist)

Når du tar over som kundeansvarlig (PFA) for en kunde, er det viktig å sikre en grundig og strukturert overgang for å opprettholde kvalitet og kontinuitet i leveransen. Denne rutinen beskriver stegene du skal følge.