Rutine for bruk og opprettelse av Snippets/Templates i HubSpot

Husk:
Alle snippets skal godkjennes av Process Manager før de tas i bruk, og publiseres i den felles oversikten her:

Snippets-oversikt i SharePoint

---

Ansvar

• Process Manager
  Har overordnet ansvar for alle snippets: opprettelse, kvalitetssikring, godkjenning og publisering.

• Teamleder Assist
  Kan utarbeide forslag til nye snippets/teamplates, men de må godkjennes av Process Manager før de tas i bruk.

• Brukere (PFA)
  Skal kun benytte godkjente snippets fra HubSpot eller oversikten i SharePoint.
  Egendefinerte eller lokalt lagrede varianter er ikke tillatt.

---

Hvorfor vi bruker snippets/teamplates

• For å sikre profesjonell og enhetlig kundedialog.

• Følger Avonova sin brand guide og sikrer at alle snippets/teamplates bygger på samme fundament. 

• For å spare tid og redusere feil.

• For å ivareta Avonovas tone, struktur og kvalitet.

• For å kunne oppdatere innhold sentralt ved endringer i prosess eller rutiner.

• For å sørge for at kunder alltid henvises til Avonovas egne sider eller plattformer for mer informasjon, veiledning eller bestilling.

• Snippets/teamplates er utarbeidet i samarbeid med flere, prosessansvarlig, produkteiere, content, fag, avdelingsledere osv. - dette sikrer enhetlig kommunikasjon på tvers av land og produkt.

---

Fremgangsmåte – opprettelse og bruk

Slik oppretter du en ny snippet

1. Start med hensikt:
   Tenk over hva kunden skal forstå eller gjøre etter å ha lest teksten.
   (Eksempel: bekrefte avtale, fylle ut skjema, lese informasjon, bestille time osv.)

2. Skriv utkastet etter disse retningslinjene:

   • Bruk kort og tydelig språk, bruk HubSpot tocken der det er mulig.

   • Vær personlig og profesjonell – “Hei [Fornavn], …”. - her benyttes tocken.

   • Ikke bruk emoji, utropstegn eller muntlig sjargong.

   • Alltid inkluder med lenke til Avonovas egne sider eller plattformer (ikke PDF).

   • Del teksten inn i maks tre korte avsnitt:
     1️⃣ innledning
     2️⃣ budskap / handling /call to action
     3️⃣ avslutning 

3. Merk snippeten korrekt:

   • Eksempel: Påminnelse kundeundersøkelse (NO)

   • Angi språk om det er engelsk (EN) og tema.

4. Send til godkjenning:

   • Del forslaget med Process Manager via HubSpot-ticket eller Teams.

   • Ikke ta snippeten i bruk før den er publisert og godkjent.

5. Etter godkjenning:

   • Snippeten legges i HubSpot og i SharePoint-oversikten.

---

✍️ Gode og dårlige eksempler

Eksempel 1 – Påminnelse om kundeundersøkelse

✅ Godt eksempel (riktig tone og oppbygging):

Hei [Fornavn],

Vi minner om kundeundersøkelsen som hjelper oss å bli bedre i vårt samarbeid med dere.

Undersøkelsen tar kun et par minutter – du finner den her: [Lenke til undersøkelsen]

Takk for at du tar deg tid!

– Hilsen Avonova

🚫 Dårlig eksempel (for muntlig, ustrukturert og uten lenke):

Hei! 😊
Kan du svare på den undersøkelsen snart? Vi trenger svarene dine!! Gi beskjed om du ikke finner den, så kan jeg sende pdf’en igjen!

---

Eksempel 2 – Bekreftelse på bestilling

✅ Godt eksempel (kort, tydelig og informativt):

Hei [Fornavn],

Takk for at du har bestilt helseundersøkelser gjennom Avonova.
Vårt lokale helsesenter tar kontakt for å avtale tidspunkt.

Du finner viktig informasjon om avbestillingsregler og forberedelser her:
[Lenke til avonova.no/helseundersøkelse]

🚫 Dårlig eksempel (uklar og med vedlegg):

Hei,

Takk for bestilling. Se vedlagt pdf for mer info.

(Ingen videre instruksjon, ingen lenke, og pdf-vedlegg med utdatert tekst.)

---

Eksempel 3 – Veiledning til Mitt Avonova

✅ Godt eksempel (henviser til egen plattform):

Hei [Fornavn],

Du kan logge inn i Mitt Avonova for å se oppdatert informasjon om dine avtaler og dokumenter:
[Lenke til Mitt Avonova]

Her finner du også veiledning til hvordan du oppdaterer virksomhetsinformasjonen din.

🚫 Dårlig eksempel (ekstern lenke og uklarhet):

Hei,

Her er linken: [Google-dokument]

Der står litt om hvordan dere kan gjøre det.

---

🚫 Hvorfor vi ikke sender ut PDF-dokumenter

Avonova skal beholde kundedialogen i våre egne plattformer (HubSpot Landing pages, Mitt Avonova, m.fl.).
PDF-vedlegg skal ikke brukes fordi:

• De inneholder ofte utdatert informasjon og kan ikke oppdateres etter utsendelse.

• De kan ikke redigeres ved endringer i prosess, vilkår eller rutiner.

• De tar kunden ut av Avonova-universet og gjør det vanskelig å måle og oppdatere innhold.

Derfor:
➡️ Alle snippets skal inneholde lenker til Avonovas egne sider eller plattformer, ikke PDF-vedlegg eller eksterne filer.

---

Oppsummering